By die eerste kennismaking met die besigheids korrespondensie kan die indruk kry dat dit 'n te ingewikkelde stelsel is. Trouens, verskillende soorte besigheidsbriewe stem organies ooreen met die behoeftes van 'n individu in interaksie.
Besigheidsbrief oor samewerking
Die eerste brug tussen moontlike toekomstige vennote is in die reël 'n sakebrief oor samewerking. Verteenwoordigers van die twee maatskappye kan reeds kennis maak en voorlopige onderhandelinge onderneem, maar die amptelike kontak sal die brief oor samewerking wees.
Belangrike punte vir hierdie dokument:
- 'n beroep doen op 'n spesifieke persoon;
- 'n verwysing na die vergadering of bron van inligting oor hierdie firma;
- 'n opsomming van die saak van die saak;
- tabelle, pryse en ander bykomende inligting is beter om die aansoek in te dien.
Besigheidsbrief van die vergadering
As dit suksesvol is, sal die volgende stap 'n sakebrif van die vergadering wees. Hierdie soort besigheidsbriewe kan die aantal intermediêre stadiums van onderhandelinge verminder en die sukses van die komende vergadering beïnvloed. Die belangstellende party moet die besonderhede tot die kleinste besonderhede oorweeg:
- regulasies;
- agenda;
- artikuleer probleme vir bespreking;
- die omvang van sekondêre kwessies wat in die proses mag voorkom, uiteensit;
- Stel inligtingstoepassings voor, wat dit aanbeveel dat die ander kant voor die vergadering moet lees.
So 'n omsigtige sak brief sal help om misverstande, teenstrydighede, ander onaangename oomblikke te vermy wat die uitslag van onderhandelinge kan beïnvloed. Op grond van die resultate van die onderhandelinge is nog 'n sakebrif geskryf oor die vergadering - maar reeds in die vorm van 'n verslag oor die resultate wat bereik is. Dit dien dieselfde doel: om seker te maak dat vennote die ooreengekome afsprake korrek interpreteer. Die tweede party word uitgenooi om die notule van die vergadering te bevestig of om in die reël vir een dag veranderinge aan te bring.
Ander vorme van besigheids korrespondensie
Met reeds gevestigde verhoudings, meestal, hierdie soorte besigheidsbriewe, soos 'n besigheidsbriefversoek en dus 'n briefrespons. Met enige veranderinge in reëlings of wanneer addisionele inligting benodig word, stuur een firma 'n ander versoekbrief.
Om bestaande besigheidsverhoudings te onderhou of om nuwes te vestig, word sulke soorte besigheidsbriewe as besigheidsbriefuitnodiging en besigheidsadviesbrief voorsien. Die firma kan 'n konferensie, uitstalling, seminaar en so meer organiseer - en nooi werklike en potensiële vennote in die bestuurder of die hele span. Dit sal goedkoper wees om 'n verkoopsbrief uit te stuur, maar die opbrengs daarvan is baie laer.
Besigheidsetiket behels 'n dankbetuiging in reaksie op die vervulling van die versoek deur die teenparty of vir ander samewerking.
Sommige soorte besigheids korrespondensie kan moeiliker wees om te skryf. Dit is:
- besigheidsbrief van weiering;
- besigheidsbrief met verskonings;
- besigheidsbrief-eis;
- besigheidsbrief-versoek.
In hierdie dokumente is dit veral belangrik om 'n welwillendheid en respekvolle toon te handhaaf. Wat die versoek van die versoek betref, word volgens die reëls van sake-etiek die pleitformulering gebruik selfs in daardie gevalle wanneer daar in die lewe 'n aanvraag sou wees.
Wat om te soek in besigheids korrespondensie:
- 'n Belangrike oomblik vir enige besigheidsbrief is 'n beroep op 'n spesifieke persoon, met die korrekte spelling van die volle naam, posisie, maatskappy se naam;
- ongeag of jy 'n elektroniese sakebrief of 'n vraestel skryf - dit moet op die maatskappy briefhoof wees met al die benodigdhede;
- etiek, korrektheid en respek - die enigste aanvaarbare toon vir besigheidsbriewe.
- Die brief moet gedra word in 'n droë, besigheidlike styl. Dit is beter om emosionele draaie van gewone spraak te vermy.
'N Sakebrief, geskryf met hierdie nuanses in gedagte, sal 'n beter indruk van jou sender maak. En in die sakewêreld sal dit help om die regte deure oop te maak.